Gruppe

Durch Gruppen können Sie die Ansicht von Adressen und Aktivitäten steuern.

Jeder Mitarbeiter sieht nur Adressen und Aktivitäten, die ihm unter Stammdaten - Personal - Gruppe zugeordnet sind.

Sollten Sie eine neue Gruppe anlegen, wird Ihnen diese automatisch zugeordnet.

DS-GVO Hinweis, beachten Sie das die Gruppen in die Sie Archivieren NICHT Dauerhaft Mitarbeitern zugeordnet sein dürfen!

Erklärung der Gruppen:

Nr. 4 (Eigene) - Zeigt alle eigenen Aktivitäten aus allen Gruppen an
Nr. 2 (Privat) - Zeigt nur die eigenen Aktivitäten mit der Kennzeichnung Privat an, Privat sind also für jeden Nutzer immer seine eigenen als privat gekennzeichneten Aktivitäten.
Alle anderen zeigen die Aktivitäten dieser Gruppe, dabei werden alle Aktivitäten aller Bearbeiter angezeigt.

Suchbegriff
Hier haben Sie die Möglichkeit, nach Titel und Ordner zu suchen.

Liste
In der Liste sehen Sie die hinterlegten Daten.

Titel (Pflichtfeld - max. 20 Zeichen)
Geben Sie einen Titel ein, dieser wird in Adressen und Aktivitäten als Dropdown angezeigt.

Ordner (max. 255 Zeichen)
Geben Sie einen Ordner im Dateisystem an oder nutzen Sie den Ordner Button, um einen Ordner auszuwählen, in diesem Ordner werden eingelesene E-Mails abgespeichert.
Wenn Sie hier keinen Ordner eingeben wird der Standardordner aus den Stammdaten als Speicherort benutzt.

Archiv
Markieren Sie die Gruppe als Archiv, um es in Archiv Gruppe angezeigt zu bekommen, dadurch können Adressen und Aktivitäten in dieser Gruppe archiviert werden.

Archiv Gruppe / Archiv Tage
Nutzen Sie dies, um eine DS-GVO konforme Aktivierung zu starten,
z. B. können Sie die Gruppe Bewerbungen nutzen, um alle Bewerbungen die älter als 2 Monate sind in ein Archiv zu schieben.

In diese Gruppe werden

Aktivitäten die länger als Archiv Tage vergangen sind verschoben
Adressen werden wenn länger als Archiv Tage keine Aktivität vorhanden ist in die Gruppe verschoben

Sie müssen positive Zahlen bei Archiv Tage eingeben wenn Sie eine Archiv Gruppe ausgewählt haben.

Die Archivierung starten Sie unter Zusatz - Adressen - Aktivitäten Archivieren Löschen

Löschen Tage
Aktivitäten die länger als die Anzahl der Tage vergangen sind, werden gelöscht.
Sollte die letzte Aktivität länger als die eingestellten Tage zurückliegen, werden diese Adressen gelöscht.

Das Löschen starten Sie unter Zusatz - Adressen - Aktivitäten Archivieren Löschen

Buttons
Die Beschreibung der Standardbuttons finden Sie hier.