Hinweise

Hier finden Sie ein paar grundlegende Informationen zum Programm.

Adressenarten
Durch Adressenarten können Adressen kategorisiert werden, Sie können einer Adresse verschiedene Adressenarten zuordnen. Eine Zuordnung erleichtert Ihnen im Nachhinein den Versand von Seriendokumenten / Serien E-Mails.

Aktivitäten
Wir verstehen unter Aktivitäten alle Tätigkeiten, z. B. E-Mails, Telefonate, Briefe, Besuche.

Berichte
Wenn Sie Berichte anpassen, speichern Sie diese unter neuem Namen ab, es kann sonst vorkommen das bei Updates Ihre Änderungen überschrieben werden.

Sie haben die Möglichkeit Berichte an Excel zu übergeben, dazu wählen Sie den Bericht aus und führen die folgenden Schritte durch:

  1. Wählen Sie Vorschau
  2. Wählen Sie Exportieren - Excel
  3. Wählen Sie den Pfad und den Dateinamen und bestätigen Sie mit Speichern.
  4. Danach können Sie die Datei an dem ausgewählten Ort aufrufen.

Button
Die Beschreibung der Standardbuttons finden Sie hier. Spezifische Buttons für einzelne Masken finden Sie in der Online-Hilfe unter dem jeweiligen Punkt.

Eigene Auswahl
Sie haben die Möglichkeit, 12 Menüpunkte in dieser Auswahl festzulegen, dadurch haben Sie beim Start Ihre wichtigsten Menüpunkte direkt in der Übersicht verfügbar.
Zum Festlegen öffnen Sie die persönlichen Einstellungen und passen Ribbon01-Ribbon12 an, nach einer Änderung müssen Sie die Software einmal neu starten, um die Einstellung zu übernehmen.

Felder
Eine Auflistung von Feldern und Ihrer Bedeutung:

  • Felder mit blauem Hintergrund: Durch einen Doppelklick kommen Sie zur Verwaltung der Stammdaten für dieses Feld.
  • Felder mit gelbem Hintergrund: Es handelt sich um Bemerkungsfelder die maximal 32767 Zeichen lang sein dürfen.
  • Felder mit grauem Hintergrund: Reine Informationen, diese können nicht bearbeitet werden.
  • Dropdownfelder mit blauer Schrift: Durch einen Doppelklick kommen Sie zur Verwaltung der Stammdaten oder zur Übernahme von Daten für dieses Feld.
  • Beschriftungsfelder mit *: Es handelt sich um Pflichtfelder.

Gruppen 
Gruppen in Adressen / Aktivitäten sind eine Art Klassifizierung und Berechtigungsverwaltung zur Ansicht, es gibt folgende Möglichkeiten:

  • Alle (ID 1) - Zeigt alle Adressen / Aktivitäten, außer die eigenen Privaten. Es handelt sich dabei auch um die öffentliche Gruppe.
  • Privat (ID 2) - Zeigt nur die Adressen / Aktivitäten mit der Kennzeichnung Privat an, Privat sind für jeden Nutzer immer seine eigenen als privat gekennzeichneten Adressen / Aktivitäten.
  • Eigene (ID 3) - Zeigt alle, inkl. Privat, eigenen Adressen / Aktivitäten aus allen Gruppen an.
  • Alle anderen zeigen die Adressen / Aktivitäten der gewählten Gruppe an, dabei werden alle Adressen / Aktivitäten aller Bearbeiter angezeigt 
  • Gruppen mit Markierung Archiv - Gruppen die rein nur zur Archivierung genutzt werden. Die stehen nur zur Auswahl wenn in den Zugriffsberechtigungen im Bereich Global - Gruppe Archiv anzeigen aktiviert ist.
    Um DS-GVO konform zu arbeiten, ist dies nur bei Bedarf freizuschalten!

Länderkennzeichen
Geben Sie eine Richtlinie im Unternehmen raus welche Länderkennzeichen verwendet werden sollen, wir empfehlen die Nutzung von ISO 3166-2, dies ist auch die Vorgabe für ZUGFeRD Rechnungen.

Listen
Innerhalb von Listen haben Sie folgende zusätzliche Möglichkeiten:

  • Teilweise Funktionen direkt mit der rechten Maustaste aufrufen.
  • Sortieren eine Spalte: Sie können durch klicken auf die Überschrift eine Liste nach der Spalte sortieren, beim ersten Klick aufsteigend bei nochmaligem Klicken absteigend.
  • Sortieren mehrere Spalten: Klicken Sie auf die Spalte, nach der zuerst sortiert werden soll, danach halten Sie die Hochstelltaste (Shift) fest und klicken die weitere(n) Spalte(n) an. Die Spalten erkennen Sie durch die veränderte Farbe im Titel. Sie können die Sortierreihenfolge durch klicken auf die Überschriften ändern.
    Zum Deaktivieren klicken Sie eine Spalte an.

Telefonnummern 
Geben Sie eine Richtlinie im Unternehmen raus wie die Telefonnummern hinterlegt werden sollen, zu empfehlen ist dabei DIN 5008 (Telefon / Mobil / Telefax) im Format:

  • Vorwahl z. B. 07242
    Rufnummer z. B. 9346564
    Nebenstelle z. B. 10
    Beispiel: 07242 9346564-10
  • Ausländische Nummer:
    Ländervorwahl z. B. +49
    Vorwahl z. B. 7242
    Rufnummer z. B. 9346564
    Nebenstelle z. B. 10
    Beispiel: +49 7242 9346564-10

Siehe auch Wikipedia Eintrag Schreibweise von Rufnummern

Verträge
Sollten Sie Verträge in der Faktura hinterlegt haben, erhalten Sie beim Start den Hinweis

 

Gehen Sie dann wie folgt vor:

  • Öffnen Sie Faktura - Verträge
  • Wählen Sie den fälligen Beleg aus
  • Klicken Sie unten rechts Rechnung und Kopieren aus
  • Sie erhalten eine Meldung, ob der Zeitraum neu gesetzt werden soll, bestätigen Sie dies und Sie werden bei der nächsten Fälligkeit wieder erinnert.