Brief versenden (Serie)

In diesem Formular bereiten Sie einen Serienbrief vor, denn Sie an Word übergeben können.

Im oberen Bereich sehen Sie alle Textmarken die in Dokumenten hinterlegt werden können.

Sollte nach der Übergabe nicht dieses Fenster erscheinen

Dann müssen Sie im Taskmanager unter Microsoft Word-Tabelle auswählen mit einem Doppelklick bestätigen.

Bis zu dieser Auswahl ist das CRM System blockiert.

Liste
In der Liste sehen Sie alle derzeit hinterlegten Adressen für diesen Serienbrief. Sie können diese unter Adressen - Serienversand vorbereiten anpassen.

Kontaktart
Ordnen Sie den Brief zu.

Erledigt
Markiert die Aktivität als erledigt und erscheint nicht mehr in der Offen Liste.

Berechnen
Aktivitäten zum Berechnen können in der Faktura direkt als Position übernommen werden und erscheinen auf der Fibu-Liste.

Gruppe
Eine Gruppe, der die Aktivität zugeordnet werden soll, beachten Sie, das nur Mitarbeiter die berechtigt sind, die Gruppe zu sehen die Aktivität angezeigt bekommen.

Bearbeiter
Standardmäßig sind Sie als User eingetragen, wenn Sie genügend Rechte besitzen können Sie auch andere User auswählen die diese Aufgabe übernehmen, z. B. Sekretärin schreibt Brief für den Chef.

Projekt
Ordnen Sie, bei Bedarf, das korrekte Projekt zu.

Pfad / Ordner / Dokument
Sobald Sie einen Pfad und Ordner ausgewählt haben, sehen Sie die darin enthaltenen Dokumente.
Wählen Sie danach das gewünschte Dokument, der Dateiname des Dokuments wird als Betreff übernommen. Wir empfehlen jedoch einen aussagekräftigeren Betreff zu hinterlegen.
Die Pfad können Sie in den persönlichen Stammdaten einstellen. Sie haben die Möglichkeit, den Ordner auch direkt über den Button zu öffnen.

Unsere Zeichen / Ihre Zeichen
Optionale Informationen für den Brief.

Betreff (Pflichtfeld - max. 200 Zeichen)
Aussagefähiger Betreff dieser wird in verschiedenen Listen angezeigt.

Bemerkung (max. 32767 Zeichen)
Bemerkung zum Brief, dieser wird direkt bei Aktivitäten angezeigt.

Dokumentennr.
Die Dokumentennummer wird vom System vergeben, wenn Sie den Brief zu Aktivitäten hinzufügen, wird das Dokument mit diesem Dateinamen gespeichert.
Nach Übergabe erhalten Sie die Frage ob der Brief gespeichert werden soll.
Ändern Sie den Dateinamen nicht ab, Sie haben sonst keinen Zugriff mehr auf den eventuell angepassten Brief.
Die Dokumentennummer wird nach jedem Klick auf Word neu vergeben, dies verhindert ein versehentliches Überschreiben von Dokumenten.

Wiedervorlage am
Sie haben auch die Möglichkeit, eine Wiedervorlage mit Erinnerung zu setzen.
Sollte unter persönliche Einstellungen die Erinnerung an Wiedervorlagen aktiv sein, erhalten Sie ein Erinnerungsfenster andernfalls können Sie die Wiedervorlage Liste aufrufen.

Buttons

Ausgabe der ausgewählten Adressen als Bericht

Übergibt die Daten an Word, Sie erhalten die Abfrage, ob der Brief als Aktivität hinzugefügt werden soll. Wenn Sie Ja wählen, wird der Brief als Aktivität der Adresse zugeordnet. Sie können den Brief auch später über das System wieder öffnen. Das Fenster bleibt nach der Übergabe geöffnet, schließen Sie es, wenn Sie es nicht mehr benötigen. Sie können direkt einen weiteren Brief erstellen.

Ruft den Vorlagenordern im Dateisystem auf.