Ansprechpartner

Wir haben versucht, eine Maske zu erstellen, die trotz der enthaltenen Informationen übersichtlich bleibt.

Suchbegriff
Standardmäßig werden alle Ansprechpartner angezeigt.
Hier haben Sie die Möglichkeit eine Suche in den Feldern Nr, Matchcode, Name A, Name B, Name C, Titel, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Telefon 1, Telefon 2, Telefon 3, Telefax, E-Mail 1, E-Mail 2, E-Mail 3, Bemerkung 1, Bemerkung 2 und Öffnungszeiten zu starten.
Es wird auch die Auswahl in der Dropdown-Liste Gruppe bei der Suche berücksichtigt, Sie sehen nur die Gruppen für die Sie berechtigt sind.
Achten Sie gerade bei Telefonnummern eine Richtlinie zur Eingabe festzulegen.

Favorit
Markieren Sie den Ansprechpartner als Favorit, er wird Ihnen dann in verschiedenen Formularen als Dropdown zur Schnell-Auswahl angezeigt, z. B. beim Versand von E-Mails.
Sie können in den persönlichen Einstellungen (Favoritenliste Global) auch eine zentrale Favoritenliste aktivieren, andernfalls sehen nur Sie Ihre Favoriten.

Angelegt am / Änderung am
Hier sehen Sie die jeweiligen Daten, wann der Datensatz angelegt wurde und wann die Maske zuletzt geändert wurde.

Gesperrt
Sollten Sie einen Datensatz sperren, wird Gesperrt in Rot angezeigt und es erscheint nach dem aktivieren eine Abfrage, ob alle Kontaktmöglichkeiten gelöscht werden sollen.
Das Löschen wird dringend empfohlen, damit versehentlich kein Kontakt mehr aufgenommen werden kann!
Durch den Button haben Sie die Möglichkeit, eine Information zu hinterlegen, warum die Adresse gesperrt wurde.

Veröffentlicht
Markieren Sie dieses Feld, wenn eine Liste von Ansprechpartnern erstellt werden soll.
Als Beispiel, Sie erfassen Supervisoren mit Ihren Privatanschriften in der Hauptadresse und die Adresse zur Weitergabe an Teilnehmer unter Ansprechpartner. Bei Supervisoren in der beide Adressen gleich sind, müssen Sie die Anschrift aus der Hauptadresse hier noch einmal anlegen.

Gruppe
Eine Gruppe, der die Aktivität zugeordnet werden soll, beachten Sie, das nur Mitarbeiter die berechtigt sind, die Gruppe zu sehen die Aktivität angezeigt bekommen.

Matchcode (Pflichtfeld - max. 250 Zeichen)
Der Matchcode wird in einigen Listen und auch als Auswahl angezeigt, die Vorgabe wie der Matchcode zusammengesetzt wird, kann unter Stammdaten Zentral gestgelegt werden.
Er wird außerdem für den Ordner im Dateisystem, denn Sie durch den Button aufrufen können benutzt.
Sollten Sie den Matchcode ändern, erhalten Sie eine Meldung in der Sie entscheiden können, ob der hinterlegte Ordner angepasst werden soll.
Die können durch den Button den Matchcode generieren lassen.
Bei neuen Datensätzen wird er beim Speichern automatisch angelegt.
Im Matchcode sollten keine Sonderzeichen und Leerzeichen verwendet werden, wenn Sie den Matchcode erstellen lassen werden diese automatisch umgewandelt.

Name A / Name B / Name C (Beschreibung je 50 Zeichen / Name je max. 150 Zeichen)
Hinterlegen Sie die Firmeninformationen, dabei können Sie auch die Bezeichnung der Felder ändern. Die Feldnamen werden nur hier angezeigt.

Titel / Anrede (je max. 20 Zeichen)
Diese Informationen können Sie auch in Word-Dokumente, um die Anschrift anzupassen, übergeben.

SMa.
Wenn Sie, Texte für Du oder Sie, im Tool SuperMailer nutzen möchten, hinterlegen Sie die Anredeform.
SuperMailer ist ein Drittanbieter Tool, sollten Sie Informationen benötigen nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Vorname / Nachname (Nachname Pflichtfeld - max. je 100 Zeichen)
Geben Sie die jeweiligen Informationen ein.

Anschrift (Zeichen: Straße max. 150 / Land max. 5 / PLZ max. 6 / Ort max. 150)
Erfassen Sie die Anschrift, beachten Sie die ISO 3166 beim Land, diese wird für ZUGFeRD Rechnungen benötigt.
Wenn Sie DE nutzen und die Postleitzahl eingeben, wird nach dem verlassen des Feldes der Ort eingefügt. Diese Funktion ist deaktiviert, wenn das Feld bereits beschriftet ist.
Die Checkbox hinter der Straße bedeutet das Ihnen eine rechtliche Grundlage oder eine Einwilligung zur Kontaktaufnahme nach DS-GVO vorliegt.

Briefanrede (max. 100 Zeichen)
Hinterlegen Sie die Briefanrede für E-Mail und Word-Dokumente, die Anrede ist nicht individuell einstellbar, Sie gilt für alle Benutzer.
Wenn Sie die Briefanrede über die Dropdown-Liste auswählen, werden die Vorgaben aus Stammdaten - Anreden berücksichtigt, z. B. Nach Auswahl Sehr geehrter Herr wird der Nachname angefügt.

Geburtsdatum / Geburtsort (max. 50 Zeichen)
Diese Information wird in der Geburtstagsliste verwendet, das Alter wird automatisch berechnet.

Kontaktmöglichkeiten (Zeichen: Telefon max. 30 / Telefax max. 30 / E-Mail max. 100 / Bezeichnung max. 50 Zeichen)
Geben Sie die Kontaktmöglichkeiten ein, die Checkbox hinter der Kontaktmöglichkeit bedeutet das Ihnen eine rechtliche Grundlage oder eine Einwilligung zur Kontaktaufnahme nach DS-GVO vorliegt.
Bei den Telefonnummern können Sie Bezeichnung der Felder ändern, die Feldnamen werden nur hier angezeigt.
Geben Sie eine Richtlinie im Unternehmen raus wie die Telefonnummern hinterlegt werden sollen, zu empfehlen ist dabei DIN 5008 (Telefon/ Mobil/ Telefax) , weitere Infos hier.

Buttons hinter den Feldern:

Sie rufen Aktivitäten - Telefonat führen auf und übernehmen die Daten.
Sollte DS-GVO konforme Kommunikation in den Stammdaten aktiv sein, werden nur die Rufnummern übernommen, bei denen ein Hacken gesetzt ist.
Sie rufen E-Mail Versenden auf und übernehmen die Daten.
Sollte DS-GVO konforme Kommunikation in den Stammdaten aktiv sein, werden nur die E-Mail-Adressen übernommen, bei denen ein Hacken gesetzt ist.

Web (max. 32767 Zeichen)
Webseite zum Aufruf über den Button

Position (max. 50 Zeichen)
Sie können die Position hinterlegen, diese Information wird Ihnen auch in der Adressen Übersicht in der Liste angezeigt.
Die Liste wird nicht in der Adressen Übersicht Fortbildung angezeigt.

Entfernung
Hinterlegen Sie die Entfernung von der Firmenanschrift, diese Vorgabe wird in Aktivitäten übernommen, kann aber dort auch angepasst werden.

Durch diesen Button wird die Adresse in Google Maps angezeigt
Durch diesen Button rufen Sie die Routenplanung auf, siehe Zusatz - Route berechnen.

Bemerkung 1 / Bemerkung 2 (je max. 32767 Zeichen)
Hinterlegen Sie zusätzliche Informationen.

Modul Händlerbetrieb für Abfallsorten: Diese Daten werden im Auftrag angezeigt und Bemerkung 2 kann auf die Frachtpapiere übernommen werden.

Öffnungszeiten / Erreichbarkeit von (max. 32767 Zeichen)
Optionale Information.

Modul Händlerbetrieb für Abfallsorten: Diese Information wird im Auftrag angezeigt und kann auf die Frachtpapiere übernommen werden.

Buttons

Öffnet einen speziellen Ordner im Dateisystem für diesen Ansprechpartner, der Ordnername ist der Matchcode.
Wenn Sie den Matchcode anpassen, erhalten Sie, wenn der Ordner angelegt ist, eine Abfrage, ob dieser auch geändert werden soll.

Öffnen Sie die Maske um einen Word-Brief zu erstellen, siehe Aktivitäten - Brief Versenden.

Sie können den Ansprechpartner mit Kontaktdaten in die Zwischenablage kopieren und dann z. B. in ein Word-Dokument einfügen.
Sollte DS-GVO konforme Kommunikation in den Stammdaten aktiv sein, werden nur die Rufnummern und E-Mail-Adresse übernommen, bei denen ein Hacken gesetzt ist.

Übergibt Name A, Nachname und Anschrift in eine Google-Suche.

Übernimmt im Bearbeitungsmodus die Daten (Name A, Name B, Name C inkl. Beschreibung, Anschrift, Telefon 1-3 inkl. Beschreibung, Webseite und Gruppe) von der Hauptadresse.

Übergibt die Kontaktmöglichkeiten als neue "Person" in Outlook.

Drucken von Karteikarten
Wenn diese Funktion aktiv ist, können Sie ein Stammblatt für die Adresse(n) ausdrucken, andernfalls erhalten Sie eine Liste aller gefunden Daten.

Die Beschreibung der Standardbuttons finden Sie hier.